Möten är en del av vår arbetskultur och även något som är rent mänskligt. Utifrån det mänskliga perspektivet så vill vi träffas för att skapa en relation, se hela bilden av den andra inklusive kroppsspråk och för att det är trevligt.

Det andra perspektivet är att det är praktiskt. Under ett möte kan vi starta upp och synka projekt tillsammans. Stämma av, informera, ifrågasätta, diskutera och ta beslut i företagets olika frågor.

Hur hög ROI har du på dina möten?
Därför känns det ibland lite lustigt när vi säger till oss själva att vi aldrig hinner jobba för att det är så mycket möten. Kanske skulle vi istället acceptera att mötet är en del av jobbet och istället ifrågasätta hur effektivt och nyttigt mötet är. Att utvärdera mötet som vi utvärderar andra saker vi investerar i och fråga oss – hur hög *ROI är det på våra möten?

De flesta spenderar åtta timmar per vecka i möten och chefer det dubbla läser jag på nätet. Men tid är egentligen inte relevant som värdemätare utan snarare vad som sker på mötet! Om mötet tillför något i form av värde till deltagarna så kan det var väl spenderad tid oavsett om det är 1 eller 40 timmar som läggs ner. Om det inte tillför något värde så är det bortkastad tid oavsett hur bra struktur eller tydlig agenda som du har på mötet.

Vad är då ett bra möte?
Struktur och syfte på mötet känns självklart. Agenda och att alla deltagare vet varför de sitter där och vad de förväntas bidra med. Men även en målsättning på mötet kan addera djup och mer värde, dvs vad förväntas vi uppnå med mötet. Om mötets mål är att ta beslut och de flesta kommer till mötet utan att ha läst på så kanske det är bättre att bryta mötet och boka en ny tid. De som är pålästa slipper att sitta passiva och kan lägga tid på annat som skapar värde och de som behöver uppdatera sig får ta eget ansvar och läsa in sig på frågan.

Ett svart hål i 40 min!
Att ha närvarande och aktiva mötesdeltagare är en annan förutsättning som kan addera värde till ett möte. Undersökningar gjorda av mindfulnessgruppen och Institute for Mindful Leadership visar att mötesdeltagarna är medvetet närvarande med sin uppmärksamhet under ca en tredjedel av mötet. Det betyder att om alla är närvarande under samma tredjedel så skulle ett möte som pågår i en timma ha en svart hål i ca 40 min då deltagarna fysiskt sitter kvar men mentalt är någon annanstans. Är det effektivt och värdeskapande?

Med det scenariot så finns det två vägar att gå, antingen förkorta vi mötet till 20 min och chansar på att alla är medvetet närvarande samtidigt. Eller så kan vi träna upp vårt fokus så att den medvetna närvaron ökar. Redan efter åtta veckors mindfulness träning så ökar fokus och den medvetna närvaron med 44% säger de studier som jag tidigare refererade till. Så istället för att ha 30% medveten närvaro så har du nu ett rum med 74% medveten närvaro!

Att skapa förutsättningar för nya perspektiv och nya lösningar.
Med mötesdeltagare som är helt närvarande i rummet får du effektivare kommunikation och en öppenhet som kan leda till helt nya lösningar. Om vi är närvarande så lyssnar vi till det som sägs istället för det vi tror att vi hörde under de 30% som vi var närvarande. Eller ännu värre vi antar att vi vet vad personen ska säga så vi lyssnar inte alls utan sitter och formulerar vårt eget svar och vårt medvetande är då helt uppslukat av våra egna tankar. Oavsett så blir effekten den samma, vi lyssnar inte och vår respons bygger därför antingen på gissningar, tidigare tankar eller våra egna fördomar. När du istället lyssnar medvetet och är närvarande så kan din respons komma från det som faktiskt sägs och dina tankar har inte i förväg bestämt vad du ska svara.  Du kanske tom hittar ett perspektiv som ger ett nytt svar och en ny lösning på frågan. Ett möte där du kan föra in mer medveten närvaro blir således både mer effektivt och mer värdeskapande och det ger även ett högre *ROI!

* ROI = Return of Investment

Vill du lära dig mer om effektiva och meningsfulla möten så kom till Vår Gårds Meeting Academy den 3 oktober. Jag och två andra experter bjuder på tips hur du kan maximera nytta och värde från dina möten. Läs mer och anmäl dig här. Kostnadsfritt för dig och en kollega.